O guarda documentos para empresas é o serviço perfeito para manter papéis importantes em perfeito estado por muito mais tempo. Além disso, possibilita organizá-los de forma correta, sendo mais fácil encontrá-los quando precisar.
Já pensou em contratar o guarda documentos para empresa, mas não sabe quando vale a pena usar o serviço? Aqui, você descobre quando essa solução é uma aliada e compensa contratá-la. Continue a leitura!
O que é guarda documentos?
Trata-se de um serviço que tem como foco armazenar documentos em um espaço próprio para esse fim. Sua contratação permite montar um arquivo organizado e de qualidade a um excelente custo-benefício para a empresa.
Como funciona o serviço?
O serviço de guarda documentos possibilita que o cliente alugue um espaço para armazenamento de papéis, área que também é chamada de box.
O box é de uso exclusivo do cliente, portanto, apenas ele tem acesso ao espaço. Este é um detalhe importante, pois contribui para a confidencialidade das informações dos documentos.
O cliente é o responsável por armazenar os documentos no box. Então, tranca esse espaço e leva a chave consigo ao ir embora, impedindo o acesso de terceiros ao local.
Sempre que quiser acessar o box, poderá fazê-lo sem problemas. Caso queira trocar o tamanho do box, também é possível, basta solicitar a transferência e atualizar o valor do aluguel.
A solução possui uso flexível, com possibilidade de contratação pelo tempo que precisar. Além disso, sua contratação é desburocratizada, sem necessidade de fiador para locação.
Quando contratar guarda documentos vale a pena?
A contratação do serviço compensa em diversas situações! A seguir, listamos algumas das mais comuns e como essa solução ajuda a empresa:
Falta de espaço para armazenar papéis importantes
Possui uma empresa na capital carioca e nenhum espaço para armazenar papéis importantes de seu negócio? Dá para resolver isso de maneira simples, é só fazer a locação de guarda documentos em Porto Velho.
Dessa forma, terá acesso a um espaço ideal para armazenamento de documentos a um ótimo custo, sem pesar no orçamento da empresa. Além disso, conseguirá manter papéis e encontrá-los facilmente sempre que for necessário.
Otimização de espaço
Nem sempre sobra área suficiente para manter documentos e seu arquivo acaba ocupando um local maior do que o previsto. Como resultado, o espaço pode se tornar pouco funcional e desorganizado.
Tem uma empresa na capital paranaense e está passando por essa situação? Então, saiba que o aluguel de guarda documentos em Curitiba é um aliado! Ele ajuda a otimizar o espaço, ampliando a área disponível para uso ao transferir documentos para outro local.
Armazenamento de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas
O armazenamento de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas é obrigatório e essencial para as empresas. Esses papéis funcionam como comprovantes de acordos, pagamentos e transações e podem ser solicitados por órgãos fiscalizadores.
A contratação do serviço de guarda documentos São Paulo ou em demais cidades dá suporte à empresa no armazenamento desses papéis. Ao contratá-lo, a empresa garante acesso a uma área perfeita para mantê-los organizados e em ótimo estado.
Guarda de resultados de exames e prontuários
Empresas da área de saúde, como laboratórios de análises clínicas e hospitais, são obrigadas por lei a armazenar resultados de exames e prontuários por um período mínimo.
Recorrer a uma empresa de guarda documentos em Niterói ou qualquer outra localização é uma alternativa para ter um espaço adequado para manter esses papéis pelo tempo necessário.
O melhor? A um excelente custo-benefício, já que o serviço possui preço mensal mais acessível do que demais disponíveis no mercado. Por isso, vale mais a pena a contratação.
Armazenamento de processos judiciais
Escritórios de advocacia podem usar o serviço para armazenar processos judiciais. Trata-se de uma solução perfeita para manter esses documentos íntegros, organizados e sem chance de perda.
Montagem de arquivo morto
Sua empresa na capital baiana não tem espaço para montar um arquivo morto? Essa situação é muito comum entre negócios de pequeno e médio porte!
A contratação do serviço na unidade de guarda documentos em Salvador mais próxima é a melhor dica para seu negócio! Assim, terá o espaço ideal para montar o arquivo, sem ter um custo alto para isso!
Quais são as vantagens do serviço?
Agora que já sabe quando vale a pena contratar o serviço, chegou o momento de conhecer as vantagens do guarda documentos. A seguir, listamos algumas das principais:
- Guarda e preservação de documentos: o serviço possibilita o aluguel de um espaço ideal para manter papéis importantes. Ele é arejado para evitar mofo e tratado contra infestação por insetos e roedores. Dessa forma, conseguirá preservar documentos;
- Otimização de espaço: ao transferir documentos para o box, otimiza o espaço na empresa, liberando mais área para uso;
- Excelente custo-benefício: o serviço funciona e tem preço acessível, além de flexibilidade e facilidade de uso, compensando a contratação.