Perder documentos pessoais ou arquivos importantes é uma situação que pode causar diversos problemas. É possível listar inúmeras situações que podem levar a perda de documentos, como: acidentes, desastres naturais, esquecimento, roubo, a lista de possibilidades é incalculável e pode acontecer com qualquer pessoa ou empresa.
Como consequência, além de passar por processos burocráticos para tirar novos documentos, ainda há aqueles que podem não ter recuperação, ocasionando perdas e prejuízos irrecuperáveis. Porém, atualmente, através da tecnologia, existem meios disponíveis para se precaver da maioria desses cenários como, por exemplo, a digitalização de qualquer arquivo.
Para Sandra Galvez, Marketing Manager LATAM da Kodak Alaris, marca especializada no desenvolvimento de tecnologias de impressão, a digitalização é uma das formas mais acessíveis para preservar arquivos e documentos. “Além de poder guardar documentação digitalizada em qualquer lugar, eles também podem ser armazenados em nuvem, o que permite ter acesso de qualquer dispositivo eletrônico sempre que necessário”, comenta.
Armazenamento em nuvem
Sobre a possibilidade de guardar em nuvem, Sandra acrescenta que no meio corporativo, a digitalização também é uma tendência. “As organizações têm buscado pela segurança no armazenamento e agilidade nos processos, e por isso utilizam softwares em nuvem”.
Na pesquisa Anual de Uso da Nuvem (Annual Cloud Survey), realizada pela Denodo, apontou que as empresas estão dispostas a melhorar a utilização dos seus dados e veem o compartilhamento em nuvem como uma possibilidade de maximizar seus sistemas.
Na mesma pesquisa, foi evidenciado que a utilização dessa ferramenta pelas empresas continua em ascensão, sendo que 54% dos entrevistados declararam que estão em nível intermediário ou avançado de uso dessa tecnologia.
O que pode ser digitalizado?
Sandra pontua que digitalizar e salvar documentos na nuvem são medidas essenciais, não apenas para manter disponíveis esses dados sempre que necessário, mas também no compartilhamento de informações, seja dentro de uma corporação ou até mesmo no âmbito pessoal, com a família e os amigos.
A priori qualquer documento ou arquivo pode ser digitalizado. Sandra destaca a importância da digitalização de alguns documentos mais específicos, que merecem atenção especial, para que não sejam perdidos em imprevistos de diferentes naturezas:
- Inventários;
- Títulos e ações;
- Informações de contas bancárias e de aposentadoria;
- Apólices de seguro e avaliações de valor de itens caros;
- Prova de titularidade de investimentos e bens imóveis;
- Declarações fiscais;
- Cópias de passaportes, certidões de nascimento e certidões de casamento.